Gap Analysis ISO 9001: diagnóstico pré-certificação guiado por requisito

O que é a gap analysis guiada

Gap analysis (análise de lacunas) é o diagnóstico que compara a situação atual da organização com os requisitos de uma norma antes de buscar certificação ou acreditação. No SGQ — Plataforma de Conformidade Inteligente esse diagnóstico é guiado e automático: em vez de uma planilha solta, o sistema apresenta cada requisito da norma escolhida e converte as respostas em percentual de aderência, plano de ação e cronograma dentro da própria plataforma, tudo conectado ao painel de conformidade.

A gap analysis roda sobre qualquer norma de uma biblioteca de requisitos habilitada para a organização — por exemplo a ISO 9001 (sistema de gestão da qualidade) ou a RDC 665/2022 da Anvisa (Boas Práticas de Fabricação de produtos para saúde). O objetivo, definido no roadmap do produto, é transformar o diagnóstico pré-certificação em um plano acionável e rastreável, e não apenas em um número solto.

Questionário requisito a requisito (Sim, Não, Parcial)

O questionário lista os requisitos da norma agrupados por seção ou capítulo. Para cada requisito você escolhe uma de três respostas, que o sistema converte no status oficial (SSOT) daquele requisito, gravado por organização:

• Sim — requisito atendido (pleno).
• Parcial — requisito parcialmente atendido.
• Não — requisito não atendido.

Cada resposta grava o status do requisito na base da organização, e esse status passa a valer no painel de conformidade. Só aparecem no seletor as normas cujas bibliotecas estão habilitadas no plano da empresa; sem nenhuma biblioteca ativa, a tela retorna 403 e não há questionário para responder. Ver o questionário exige a permissão de leitura da biblioteca (ACL biblioteca:read).

Cálculo automático do percentual de aderência

O percentual de aderência é sempre derivado — nunca um campo digitável. A regra é fixa: aderência é igual aos requisitos atendidos plenos divididos pelo total de requisitos da norma, arredondada a uma casa decimal. Respostas Parcial, Não e requisitos ainda não avaliados não entram no numerador.

É exatamente a mesma fórmula usada no painel de conformidade, então o número da gap analysis e o do painel nunca divergem.

Rascunho de CAPA e itens de cronograma (M09)

Onde há lacuna, o sistema já abre o trabalho corretivo. Para toda resposta Não ou Parcial (Sim nunca gera ação), a gap analysis cria automaticamente dois artefatos, ambos ligados ao requisito de origem:

• Rascunho de CAPA no módulo M03 (Plano de Ação): uma ação de adequação criada como rascunho, com título no formato "Gap [código]: adequar requisito", status aberto, responsável "A definir" e origem GAP, pronta para ser atribuída e detalhada.
• Item de cronograma no módulo M09 (Cronograma): uma obrigação com data de vencimento e status pendente, para acompanhar o prazo da correção.

As duas gerações são independentes: gerar rascunho de CAPA e gerar item de cronograma são opções separadas, que podem ser ligadas ou desligadas antes de aplicar o questionário. Aplicar as respostas exige a permissão de escrita na biblioteca (ACL biblioteca:write).

Prioridades e prazos por resposta

A urgência de cada lacuna é definida pela resposta, para que o não atendido seja tratado antes do parcial:

• Não atendido — prioridade alta e prazo de 14 dias no item de cronograma, contados a partir da data de aplicação.
• Parcialmente atendido — prioridade média e prazo de 30 dias no item de cronograma.

Esses prazos são calculados a partir de hoje e gravados na data de vencimento do item de cronograma (M09); a prioridade (alta ou média) acompanha tanto o item de cronograma quanto o rascunho de CAPA correspondente.

Idempotência: reprocessar não duplica ações

Você pode responder o questionário quantas vezes quiser sem poluir o plano de ação. Cada CAPA e cada item de cronograma tem uma chave única por organização e requisito de origem. Ao reaplicar a gap analysis, o sistema atualiza a ação e o prazo já existentes em vez de criar novos — e o resultado informa quantas ações foram criadas e quantas já existiam.

Esse comportamento segue o princípio de cadeia de dados do produto: todo efeito derivado (status do requisito, CAPA e cronograma) é idempotente e recomputável, e nenhum registro é duplicado a cada reprocessamento.

Do diagnóstico ao plano de ação para certificação

O valor da gap analysis não é o número, e sim o rastro que ela deixa. Ao aplicar o questionário, três coisas ficam conectadas e auditáveis:

• Os status por requisito alimentam o painel de conformidade da norma.
• As ações de adequação ficam no módulo M03 (origem GAP), cada uma apontando para o requisito que a originou.
• Os prazos ficam no módulo M09 (origem GAP), com data de vencimento e prioridade.

Assim, o diagnóstico pré-certificação deixa de ser uma foto estática e vira um plano de ação para certificação: cada lacuna tem uma ação, um prazo e uma prioridade, e o avanço é medido de volta no mesmo painel de conformidade — o caminho para chegar à auditoria com as lacunas mapeadas e tratadas.